Microsoft Excel 2007 - Tutorial


In questo tutorial verranno illustrate le principali funzionalità messe a disposizione da Microsoft Excel 2007, uno tra i più diffusi programmi di fogli di calcolo.

Un foglio elettronico o foglio di calcolo è essenzialmente un programma in grado di accettare l'inserimento di dati (numerici e testuali) organizzati in tabelle e di permetterne l'elaborazione e la rappresentare in diversi modi. Nell'ambito della matematica, risulta utilissimo per rappresentare efficacemente diversi tipi di dati, per calcolare e visualizzare l'andamento di funzioni, per creare e studiare simulazioni sulla base di dati variabili e per disegnare grafici.

Indice dei contenuti

  1. L'ambiente di lavoro
  2. Selezionare le celle
  3. Inserire, modificare, cancellare dati
  4. Formule
    1. Includere valori di altre celle
    2. Le funzioni
    3. La funzione SE
    4. Funzioni annidate
    5. Tutte le funzioni
  5. Riempimento automatico
    1. Blocco dei valori "$"
  6. Grafici

1. L'ambiente di lavoro

Alla base di un foglio di calcolo ci sono i fogli di lavoro, cioè tabelle formate da righe e colonne che permettono l'intercettazione delle varie celle.
Ogni riga è identificata da un numero progressivo (1, 2, 3...) mentre ogni colonna ha il nome di una lettera dell'alfabeto (A, B, C...); superate le lettere singole si procede con l'accostamento di due o più lettere (AA, AB... BA, BB... ).
In questo modo risulta semplice identificare il nome di una singola cella, che è composto dall'accostamento del nome della colonna di appartenenza con il numero della relativa riga. Esempi di nomi di celle sono quindi: A1, B7, G42 e così via.
Ogni cella può contenere delle semplici scritte, dei valori numerici, oppure delle formule che possono includere i risultati di funzioni o richiamare valori contenuti in altre celle.



All'apertura di Excel ci troviamo di fronte ad un'interfaccia composta da diversi elementi. Nella parte superiore, sotto la barra del titolo che mostra il nome del documento su cui stiamo lavorando, si trova la barra multifunzione che racchiude tutti gli strumenti utilizzabili in Excel organizzati in schede e gruppi, in base alla tipologia di funzione.
Ad esempio gli strumenti maggiormente utilizzati dagli utenti sono presenti sotto la prima scheda, denominata Home: il gruppo Appunti contiene le classiche funzioni di copia/incolla; il grupppo Carattere contiene invece i controlli per la formattazione del testo e così via.

Il pulsante Microsoft Office in alto a sinistra (affiancato da alcuni tasti di scelta rapida) permette di accedere principalmente alle funzioni di salvataggio e apertura di documenti Excel.

Al centro del programma è collocato il foglio di lavoro principale. Sono ben visibili in alto e sulla sinistra i nomi rispettivamente delle colonne e delle righe. È importante sapere che Excel permette di lavorare parallelamente con più fogli di lavoro: possiamo selezionare i fogli di lavoro, crearne di nuovi o cancellarli grazie alle schede collocate al fondo sulla sinistra; di base sono presenti tre fogli di lavoro vuoti. L'insieme di tutti questi fogli di lavoro costituisce la cartella di lavoro: un file-documento Excel contiene dunque l'insieme di tutti i dati di tutti i fogli di lavoro di un'intera cartella di lavoro.

2. Selezionare le celle

Per poter gestire i dati all'interno delle celle è innanzitutto essenziale saperle selezionare.
Una singola cella selezionata si distingue poiché attorno ad essa è presente un bordo nero più spesso. Una cella selezionata è anche detta cella attiva.
Si può selezionare una cella semplicemente cliccandoci sopra oppure ci possiamo spostare di cella in cella utilizzando i tasti freccia della tastiera. Quando una cella è selezionata (attiva), vediamo selezionarsi automaticamente anche la riga e la colonna che la identificano. Il nome della cella attualmente attiva viene anche mostrato nell'apposita casella nome posta subito sotto la barra multifunzione, sulla sinistra. La casella nome può anche essere utilizzata per raggiungere direttamente una specifica cella, funzionalità molto comoda nel caso in cui si debbano gestire grandi quantità di dati.

3. Inserire, modificare, cancellare dati

Una volta selezionata una cella, possiamo inserire al suo interno dei valori semplicemente iniziando a digitare lettere o numeri sulla tastiera: automaticamente si attiva la modalità di inserimento dati. Una volta immesse le informazioni che ci interessano, si può uscire da questa modalità premendo il tasto INVIO sulla tastiera, oppure uno dei tasti freccia per spostarsi di cella, o ancora selezionando un'altra cella con il mouse.

Per modificare un valore precedentemente immesso in una cella, si può fare doppio click su di essa oppure, se già selezionata, premere il tasto F2 sulla tastiera. Se si vuole invece sovrascrivere il contenuto di una cella selezionata, basta immettere direttamente i dati, come se si trattasse di una cella ancora vuota.

Per eliminare rapidamente il contenuto di una cella selezionata, è sufficiente premere il tasto CANC sulla tastiera.

4. Formule

Una cella può contenere dati/valori semplici oppure delle formule. La gestione e visualizzazione delle formule è possibile grazie alla barra della formula, presente subito sotto la barra multifunzione. Per semplici valori, il contenuto di una cella attiva è direttamente visibile anche nella barra della formula, che può essere utilizzata direttamente per l'inserimento e la modifica del contenuto stesso. Si può invece notare un comportamento ben diverso per quanto riguarda l'uso delle formule.
Una formula è un'espressione matematica che può contenere valori numerici statici, valori contenuti in altre celle e varie funzioni. Una formula si distingue da un normale dato per il fatto che inizia con il carattere di uguale "=".

I simboli che si possono utilizzare in una formula per le operazioni aritmetiche di base sono "+" (per l'addizione), "-" (sottrazione), "*" (moltiplicazione), "/" (divisione).

Una o più operazioni possono essere raggruppate tra parentesi tonde, anche in maniera annidata; questo aiuta soprattutto a identificare la priorità delle operazioni stesse (vengono calcolate prima le operazioni racchiuse tra parentesi, a partire dalle più annidate).

Per capire meglio, si può provare ad inserire in alcune celle semplici formule che prevedono operazioni tra valori numerici fissi (costanti). Alcuni esempi:
= 5 + 9 - 2
= 82 + (128 / 4) - (4 * 5)
= 10 + (5 * (44 - (16 / 2)))
Si può osservare come, una volta inserita una formula in una cella, la cella stessa assume il valore del risultato, mentre la formula per esteso resta accessibile nella barra della formula.

4a. Formule - includere valori di altre celle

Una volta compreso il meccanismo alla base delle formule, possiamo iniziare ad introdurre al loro interno dei valori variabili. In particolare è possibile inserire in una formula uno o più riferimenti a valori presenti in altre celle. Per fare ciò basta scrivere, nel punto della formula che ci interessa, il nome (lettera della colonna affiancata dal numero della riga) della cella di cui si vuole richiamare il valore.

Tutto può essere più chiaro con un piccolo esempio:

Esempio 1

Ipotizziamo che nella cella A1 sia contenuto il valore "20". Se nella cella A2 scriviamo la formula
= A1 * 2
il suo valore assumerà il risultato della moltiplicazione tra il valore contenuto nella cella A1 (cioè "20") e "2"; in pratica una volta inserita questa formula, la cella A2 conterrà il valore "40".

Se ora inseriamo nella cella D9 la formula
= A2 + (A1 / 10)
il suo valore sarà uguale al valore contenuto in A2 ("40") sommato al risultato della divisione del valore contenuto in A1 ("20") diviso per "10"; la cella D9 conterrà quindi il valore "42".

La dinamicità permessa da formule di questo tipo risiede nel fatto che se ora decidiamo di modificare il valore della cella A1, vengono immediatamente ricalcolati i valori all'interno delle celle contenenti formule che ne fanno riferimento.

Se ad esempio inseriamo in A1 il valore "10", automaticamente la cella A2 aggiorna il proprio valore a "20", mentre la cella D9 assume ora il valore "21".

4b. Formule - le funzioni

All'interno di una formula è anche possibile fare uso di funzioni.
In una formula interpretata da Excel, una funzione è una particolare notazione che permette di compiere operazioni che vanno al di là delle semplici espressioni aritmetiche, facendo uso di uno o più valori, siano essi dei numeri statici o dei valori richiamati da altre celle.

Iniziamo a parlare delle funzioni con questo esempio:

Esempio 2.A

Supponiamo di avere riempito con dei valori numerici le celle A1, A2 e A3 e di volerne calcolare la somma all'interno della cella C1. Molto semplicemente si può scrivere in C1 la formula:
= A1 + A2 + A3
Ma se volessimo calcolare la somma di 100 numeri, per esempio collocati dalla cella A1 alla A100? Sarebbe molto scomodo dover scrivere a mano i nomi di cento celle! Ecco che ci può venire in aiuto la funzione SOMMA.

Una funzione Excel può richiedere un certo numero di argomenti, cioè valori su cui operare per poter restituire un risultato. A livello di notazione, gli argomenti di una funzione si scrivono tra parentesi tonde, subito dopo il nome della funzione stessa, secondo questa forma:
FUNZIONE(argomento)
Proseguendo l'esempio precedente:

Esempio 2.B

Nel caso della funzione SOMMA possiamo specificare come unico argomento l'intervallo di celle che comprende tutti i valori di cui si vuole calcolare la somma.
Un intervallo di celle si specifica scrivendo i nomi delle due celle agli estremi dell'intervallo (in questo caso A1 e A100) separati da un segno di due punti ":", secondo questa forma:
A1:A100
Alla luce di queste indicazioni possiamo comprendere il comportamento della seguente formula:
= SOMMA(A1:A100)
Se si volesse assegnare ad una cella il doppio di questa stessa somma, basterebbe scrivere:
= SOMMA(A1:A100) * 2
che è ovviamente equivalente a:
= 2 * SOMMA(A1:A100)

È importante precisare che per la funzione SOMMA si possono specificare anche più argomenti. In dettaglio la funzione calcola la somma di tutti gli argomenti specificati.
Nelle funzioni in cui si vogliono specificare più argomenti, questi si scrivono tutti tra le parentesi tonde che seguono il nome della funzione e si separano dal segno di punto e virgola ";". Questo vale sia per valori fissi che per richiami di valori da altre celle.

È quindi prevedibile il risultato di questa semlpice formula
= SOMMA(1; 2; 3)
e può apparire chiaro come la formula
= SOMMA(A1:A3)
non sia altro che una semplificazione della relativa forma estesa
= SOMMA(A1; A2; A3)
Ovviamente in casi come questo è poco utile specificare gli argomenti separati, tuttavia in altri tipi di funzioni questo si rivela assolutamente necessario.

Consideriamo un nuovo esempio per osservare il comportamento di un'altra funzione.

Esempio 3

Ipotizziamo di avere riempito le celle A1, B1 e C1 con dei valori e di volerne calcolare la media all'interno della cella C1.
Senza utilizzare funzioni potremmo scrivere:
= (A1 + B1 + C1) / 3
Ancora una volta questo modo di procedere non è funzionale se invece abbiamo bisogno di calcolare la media tra tanti valori. Ci può venire in aiuto la funzione MEDIA.
Questa funzione si aspetta come argomenti i numeri di cui si vuole calcolare la media, oppure più comodamente un intervallo di celle: in quest'ultimo caso il suo risultato è la media dei valori presenti in quello stesso intervallo di celle.
Alla luce di ciò che abbiamo già potuto osservare sulle funzioni, è semplice comprendere come la formula precedente possa essere rimpiazzata da questa nuova formula:
= MEDIA(A1:C1)
L'utilizzo di questa funzione per calcolare la media ha ancora più senso se si considerano intervalli di celle molto grandi.

A differenza dell'esempio costruito in precedenza (esempi 2.A e 2.B) per la funzione SOMMA, in cui si considerava un'intervallo di celle contigue incolonnate, l'intervallo di celle, che qui è argomento della funzione MEDIA, riguarda valori disposti in riga. Ciò è del tutto ininfluente ai fini dei calcoli effettuati dalle funzioni: in tutti e due i casi i nomi delle celle separati dai due punti ":" indicano gli estremi dell'intervallo.

Abbiamo appena analizzato due funzioni che richiedono argomenti simili.
Vediamo ora un altro tipo di funzione, ad esempio quella per calcolare il valore assoluto, chiamata ASS.
Questa richiede come unico argomento un valore numerico di cui si vuole calcolare il valore assoluto (numero privo di segno).

Esempi di utilizzo della funzione ASS con valori fissi possono essere:
= ASS(-22)
= ASS(8)
= ASS(-5)

Con queste due formule otterremo rispettivamente "22", "8" e "5".
L'utilizzo di valori richiamati da altre celle prevede semplicemente la scrittura come argomento del nome della cella che interessa, per esempio:
= ASS(E8)
= ASS(B10)

4c. Formule - la funzione SE

Tra tutte le varie funzioni merita particolare attenzione la funzione SE.
Il suo risultato assume un valore differente in base al verificarsi o meno di una certa condizione logica (un test).

La funzione SE richiede tre argomenti:
SE(test; valore_se_vero; valore_se_falso)

L'argomento test deve essere un valore o un'espressione logica che dia un risultato VERO o FALSO.
Se il test ha come esito VERO, allora la funzione restituisce il valore valore_se_vero; altrimenti se il test è FALSO viene restituito il valore valore_se_falso.

I test più comunemente utilizzati nelle espressioni di test sono quelli di maggiore ">", minore "<", maggiore o uguale ">=" e di minore o uguale "<=".
È anche possibile utilizzare l'operatore di confronto logico uguale "=" per ottenere VERO solo quando i due valori confrontati sono equivalenti.

Alcuni esempi di test con valori numerici e i relativi risultati logici possono essere:
10 > 2: risultato VERO
40 < 2: risultato FALSO
22 >= 18: risultato FALSO
256 <= 256: risultato VERO
17 = 9: risultato FALSO
3 = 3: risultato VERO

Chiaramente oltre a valori numerici statici, i test hanno una grande utilità quando utilizzati per comparare valori presenti in determinate celle, anche inclusi in determinate espressioni. Vediamo un esempio:

Esempio 4

Se scriviamo nella cella B1 la formula
= SE(A1 > 5; 1; 0)
e proviamo a scrivere alcuni valori all'interno della cella A1, il valore assunto dalla cella B1 sarà "1" quando in A1 inseriamo un valore maggiore di 5, "0" in tutti gli altri casi.

Modificando la formula in questo modo:
= SE( (A1 + 2) > 5; 1; 0)
la cella B1 assumerà il valore "1" soltanto se il valore contanuto in A1 sommato al valore 2 produce un risultato maggiore di cinque (quindi A1 maggiore di 3).

4d. Formule - funzioni annidate

Esattamente come si possono annidare diverse espressioni, è anche possibile scrivere funzioni annidate.
Come esempio, possiamo provare ad annidare la funzione SE, appena esaminata, per riprodurre la funzione matematica segno.
In matematica, la funzione segno è una funzione logica, che possiamo chiamare sgn(x), il cui valore dipende strettamente dal segno del suo argomento.

La funzione sgn(x) vale:
        -1 se x<0
        0 se x = 0
        1 se x>0

Esempio 5

Poniamo di voler calcolare nella cella B1 il risultato della funzione matematica segno che opera sul valore contenuto nella cella A1.
La cella B1 deve quindi assumere il valore "1" se A1 contiene un numero maggiore di zero; il valore "-1" se A1 contiene un numero minore di zero; "0" quando A1 vale esattamente zero.
Per fare questo possiamo scrivere in B1 la seguente formula:
= SE(A1 = 0; 0; SE(A1 > 0; 1; -1))
Per testare questa formula possiamo scrivere alcuni valori di prova nella cella A1.

In questo modo se A1 vale "0" (il test "A1=0" è VERO) viene immediatamente restituito "0"; altrimenti se "A1=0" è FALSO entra in gioco la seconda funzione SE che restituisce "1" quando "A1>0" è VERO oppure "-1" se quest'ultimo test è FALSO.

4e. Formule - tutte le funzioni

Per vedere tutte le funzioni a nostra disposizione seguite da una loro descrizione o se non ci ricordiamo esattamente il nome di una funzione, ci viene in aiuto il pulsante f(x) presente sulla barra della formula. Questo farà comparire una nuova finestra in cui sarà possibile cercare e scegliere la funzione desiderata tra una lista di funzioni, che volendo possono essere visivamente raggruppate per categoria (logiche, statistiche, ecc).
Una volta scelta dalla lista la funzione che ci interessa è possibile definire direttamente in appositi campi i valori degli argomenti.
La funzione composta in questo modo viene quindi riportata direttamente nella cella attiva.

5. Riempimento automatico

Sovente ci troviamo nelle condizioni di dover utilizzare la stessa formula o riportare lo stesso valore su più celle. Excel ci viene ancora una volta in aiuto, evitandoci l'onerosa operazione di copia-e-incolla.
Si può selezionare la cella contenente il valore o la forumla da copiare e quindi trascinare il quadratino presente in basso a destra lungo le celle desiderate, che saranno automaticamente completate.
Ma questo è molto di più di un semplice strumento di copia-e-incolla automatico, infatti permette di completare le diverse celle in maniera intelligente: le formule e i valori presenti nella cella di partenza verranno opportunamente modificati per evitarci lunghi e noiosi lavori di sostutuzione di formule.

La funzionalità di questo strumento sarà più sempilice da capire grazie al prossimo esempio.

Esempio 6

Supponiamo di voler riempire tutte le celle da A1 ad A100 con la successione di numeri interi da 1 a 100. Inserire ciascun numero a mano sarebbe ovviamente molto scomodo! Limitiamoci ad inserire il valore "1" nella cella A1, dopo di che rendiamo attiva (selezionata) questa stessa cella, clicchiamo sul quadratino in basso a destra della selezione e, tenendo premuto il tasto del mouse, trasciniamo il quadratino verso il basso, fino a raggiungere la cella A100.
In questo modo vediamo riempirsi automaticamente tutte le celle che ci interessano con i valori corretti.

Se invece di inserire i numeri naturali vogliamo inserire solo i numeri pari, possiamo scrivere nella cella A1 il valore "2" e nella cella A2 il valore "4". Selezioniamo tutte e due le celle e trasciniamo di nuovo il quadratino verso il basso, fino a raggiungere la cella A100. Excel cercherà di "capire" la regola che lega le prime due celle e completerà automaticamente tutte le altre.

Vediamo ora un esempio con le formule:

Esempio 7

Ipotizziamo di aver riempito le celle da A1 ad A100 con la serie dei numeri naturali da 1 a 100 (vedi la prima parte dell'esempio 6) e di voler osservare per ciascun numero il comportamento della seguente funzione:
f(x) = 2 * x

Nel nostro caso i valori della colonna A rappresentano le x, mentre nella colonna B vogliamo invece rappresentare i valori di f(x).
Iniziamo a scrivere la formula che ci interessa per il primo valore. Nella cella B1 scriviamo:
= 2 * A1
Come ci aspettiamo, la cella assume il valore "2".

Ora selezioniamo la cella B1 e trasciniamo il quadratino verso il basso fino a raggiugnere la cella B100.
Possiamo notare come Excel crei 99 formule diverse, in cui l'iniziale riferimento alla cella A1 è stato sostituito con il richiamo alla cella immediatamente a sinistra (colonna A): proprio ciò che avremmo eventualmente fatto a mano.

5a. Riempimento automatico - Blocco dei valori "$"

Non sempre lo riempimento automatico così come lo abbiamo descritto agisce come vorremmo. Vediamo subito un caso.

Esempio 8.A

Abbiamo già riempito le celle da A1 ad A100 con una serie di numeri; nelle celle da B1 a B100 vogliamo osservare il comportamento della funzione:
f(x) = k * x
dove k è una costante per la quale vogliamo prenderci la libertà di modificarne il valore in qualsiasi momento.

Scriviamo il valore che ci interessa della costante k all'interno della cella D1, dopo di che scriviamo in B1 la formula:
= D1 * A1
All'interno di B1 compare il valore che ci aspettiamo; se però proviamo a completare le altre celle della colonna B con lo riempimento automatico, osserviamo come il riferimento alla cella D1 (la nostra costante) venga anch'esso modificato, assieme al riferimento delle celle della colonna A.
Alla luce di questo esempio, possiamo capire come per la cella D1 ci sia la necessità di un blocco che permetta allo riempimento automatico di non spostare il riferimento ad essa, pur permettendo di operare correttamente sulle celle della colonna A.
A questo scopo entra in gioco il blocco dei valori, identificato con il simbolo del dollaro "$" che all'interno del nome di una cella va anteposto alla lettera della cella e/o al numero della riga. L'aggiunta di questo simbolo permette di bloccare la variazione delle coordinate che identificano una cella, permettendo di tenere costante la colonna, la riga o entrambi.
Generici esempi di nomi di celle con blocchi possono essere: $A$10, F$2, $C21 ecc.

Riprendiamo l'esempio 8.A per risolvere il problema che avevamo lasciato in sospeso:

Esempio 8.B

Nella cella B1 sostituiamo la vecchia formula con
= $D$1 * A1
e trasciniamo di nuovo il quadratino fino alla cella B100.

Osserviamo come il riferimento $D$1 rimanga invariato in tutte le celle della colonna B. A questo punto modificando il valore della costante, posto in D1, possiamo immediatamente osservare il cambiamento dei valori della funzione applicata ai valori della colonna A.

6. Grafici

Grazie a Excel è possibile trasformare in pochi passi i nostri dati in rappresentazioni grafiche. La procedura di base per creare grafici è molto semplice e intuitiva. Per prima cosa selezioniamo con il mouse l'area che comprende tutte le celle contenenti i dati che vogliamo rappresentare. Quindi dalla barra multifunzione scegliamo la scheda principale Inserisci e soffermiamoci sul gruppo Grafici. Da qui sono direttamente accessibili i grafici più comuni; se non ci soddisfano possiamo fare riferimento al pulsante Altri grafici che ci permette una scelta maggiormente ampia. Scegliamo quindi il grafico che ci interessa: immediatamente potremo vederne il risultato sul foglio di lavoro corrente.

Cliccando su un grafico creato, questo viene selezionato e nella barra multifunzione compaiono alcune nuove schede e pulsanti, utili per poterlo personalizzare con diversi tipi di linee, punti, colori e così via. Sempre selezionando un grafico, i gruppi di celle che contengono i dati interessati vengono riquadrati con diversi colori: spostare e ridimensionare questi riquadri con il mouse è il modo più semplice per modificare al volo la sorgente dei dati.
Inoltre, modificando il contenuto delle celle cui fa riferimento un certo grafico, vedremo variare immediatamente anche la stessa rappresentazione grafica.